Een online presentatie is kort, to-the-point, visueel en specifiek

Tijdens de Corona pandemie werden we gedwongen om presentaties online te geven. Omdat we vanuit efficiëntie het nut ervan ondervonden, wordt dat vandaag nog steeds erg veel gedaan. We zijn minder onderweg, zitten minder in de auto en houden dus meer tijd over om andere dingen te doen.

Een eerste kennismaking, een eerste voorstelling van het bedrijf, diensten en producten gebeurt dus ook vaak via een online meeting (Teams, Meet, Zoom, ..). Een belangrijke presentatie waar we impact willen maken om verder in het verkoopproces te raken. Dit moet dus even goed en kwalitatief zijn als een fysieke presentatie. Daarom is het belangrijk om aandacht te geven aan de PowerPointpresentatie die je gebruikt en de manier waarop je die gebruikt.

Een online presentatie is kort, to-the-point, visueel en specifiek: 1 onderwerp, 10 minuten en 20 slides.

1. Krachtige storyline - De aandachtsspanne van je publiek is bij een online presentatie minder lang dan bij een fysieke presentatie. Collega's (of kinderen) die rondlopen, smartphone, een tweede scherm, … zijn allemaal concurrenten voor de aandacht die ze voor jou hebben. Hierdoor zal je specifieker en directer moeten zijn in je verhaalopbouw. Geef je publiek van bij het begin een duidelijke kapstok. Begin met je kernboodschap (zie vorige berichten). Geef aan welk probleem je voor je potentiële klant gaat oplossen.
    
2. Visueel aantrekkelijke slides - De slides moeten ondersteunen wat jij als spreker vertelt. Als spreker ben je niet of bijna niet zichtbaar tijdens de presentatie. Mooie visuals, iconen, beelden, … zorgen voor een visuele versterker van je boodschap. Zorg daarnaast voor een snelle afwisseling van slides en een goede dynamiek. Hoe meer je afwisselt, hoe meer er op het scherm gebeurt, hoe hoger de aandacht zal zijn van je publiek / gesprekspartner.
    
3. Tekst op je slide - Niemand kan luisteren en lezen tegelijk. Als er teveel tekst op de slides staat, zal je publiek dat proberen lezen. Op deze manier zijn ze meteen de aandacht voor jou als spreker kwijt. Omdat je publiek de presentatie volgt via Teams of Zoom op hun computerscherm, zal de PowerPoint niet het volledige scherm innemen. Let er dus ook op dat de tekst op je slides goed leesbaar is. Dit doe je door enerzijds niet te veel tekst op je slide te zetten en anderzijds een lettertype te gebruiken dat groot genoeg is.
    
4. Bestandsgrootte van je presentatie - Controleer of je PowerPointbestand niet te groot/zwaar is. Grote bestanden kunnen langzaam laden en problemen veroorzaken tijdens het delen. Dat is ook meteen het gevaar van videobestanden te integreren in je presentatie. Die verzwaren het bestand en vergroten het risico op vertraging of zelfs stilstand bij het weergeven.
    
5. Animaties en overgangen  - Matig het gebruik van animaties en overgangen. Ook hierop kan een vertraging zitten vanwege de internetverbinding en dus een totaal andere indruk geven. Het gewenste effect gaat verloren.
    
6. Zorg voor afwisseling - Omdat jij als spreker bij het presenteren (delen van je scherm) verdwijnt in een klein venster in de hoek zullen de slides het grootste deel van het beeldscherm innemen. Zorg dat hier voldoende afwisseling is. Dat zal de aandacht van je gesprekspartner hoog houden. Afwisseling is het sneller wisselen van slide maar ook het stoppen met delen en opnieuw delen van je scherm. Het vraagt wat vaardigheden van het beheer van Teams maar is erg effectief om de aandacht hoog te houden.

Overige belangrijke aandachtspunten bij een online presentatie:

• Kijk in de camera - Dit is misschien wel het lastigste voor veel mensen bij een online presentatie. We zijn namelijk erg gewend om mensen rechtstreeks aan te kijken en mensen in de ogen te kijken. Maar de ogen van je gesprekspartner zitten in de camera van je computer en niet op het scherm waar je gesprekspartner verschijnt! Een tip om hieraan te denken: plak links en rechts van je camera een post-it. Zet hierop een grote pijl die wijst naar de camera. Op die manier zul je bijna gedwongen worden om de camera te kijken
   
• Geluid en microfoon - De ingebouwde microfoon van de meeste laptops is voldoende om een goed geluid over te dragen. Met een afzonderlijke microfoon komt je geluid nog wat beter over. Als je niet alleen in een ruimte zit is het handiger om een afzonderlijke headset (oortjes) te voorzien om ruis te vermijden.
   
• Gezichtsuitdrukkingen - Omdat je niet met je hele lichaam in beeld bent, zal je je gezicht moeten gebruiken voor de ondersteunende non-verbale communicatie. Ben je dus bewust van je gelaatsuitdrukking en zorg voor voldoende afwisseling
   
• Volg je online presentatie direct op - Zorg dat je direct na het afronden van je online presentatie een opvolging voorziet. Dat kun je het beste doen door een email te sturen naar de mensen die je gesproken hebt. Geef hen een korte weergave van je boodschap. Verwijs door naar je website of naar downloads die je aanbiedt. Ook kun je een verkorte versie van presentatie (hand-out in PDF-bestand - zorg vooral dat hierin je kernboodschap duidelijk in is opgenomen) doorsturen als reminder van wat je hebt laten zien. 

Je ziet bij het geven van een presentatie via Teams of Zoom heeft veel gelijkenissen maar ook enkele belangrijke aandachtspunten. Het verdient evenveel aandacht als een fysieke voorstelling of kennismaking. Gebruik dit waardevolle moment om een stap dichter bij een volgende stap in de relatie met je prospect te komen.

Een volgende afspraak maar dan in een echte vergaderzaal of misschien zelfs het maken van een concreet voorstel en offerte. Elk contactmoment met een klant en zeker een potentiële klant is waardevol en moet dus goed worden voorbereid.

Hulp nodig bij je volgende presentatie en het bepalen van de kernboodschap van je presentatie?

Bekijk onze referenties en neem snel contact met ons op.

Succes
Harald