Presenteren op afstand - 10 handige tips

Nu we gedwongen worden om achter onze computer te blijven zitten, zien we dat meetings en presentaties ook perfect vanop afstand gehouden kunnen worden. Er zijn immers voldoende tools die daarvoor eenvoudig kunnen ingeschakeld worden. Teams, Zoom, Hangout en andere zijn perfecte tools om vergaderingen online te laten doorgaan en een presentatie te geven. In het begin verliep het presenteren op afstand nog wat stroef bij de meeste mensen. Zo wilde het presentatie delen in Teams of in Zoom nog wel eens een issue zijn voor veel mensen die nog niet bekend waren met deze programma's. Gelukkig duurde het niet lang voordat men dit een beetje door begon te krijgen. Echter, om echt indruk te maken met je online presentatie, die je van achter je computer geeft, moet je toch met enkele andere elementen rekening houden.

Het geven van een online presentatie is op enkele vlakken toch anders dan een presentatie waarbij iedereen fysiek in dezelfde ruimte aanwezig is. Het belangrijkste is het gebrek aan persoonlijk contact. Omdat alles via een computerscherm verloopt, zal je meer je best moeten doen om een constante aandacht van je publiek te behouden. Los van alle technische mogelijkheden die er zijn in goed uitgeruste vergaderzalen, ga ik in deze blogpost even uit van een presentator en publiek die gebruik maken van een laptop of vaste computer om de presentatie te geven en/of te volgen.

 De belangrijkste wapens die je hebt om een goede presentatie met je laptop/computer te geven zijn:

• Een logisch en sterk opgebouwd verhaal
• Een grafisch (visueel) ondersteunende PowerPoint presentatie
• Je eigen presentatie skills

10 handige tips om succesvoller te zijn bij je volgende online presentatie.

De PowerPoint presentatie

1. Bouw je verhaal goed op
   Dit is natuurlijk voor een fysieke presentatie even belangrijk als voor een online presentatie. Alleen is de aandachtsspanne bij een online presentatie minder lang dan bij een fysieke presentatie. Hierdoor zal je specifieker moeten zijn in je verhaalopbouw. Geef je publiek van bij het begin een duidelijke kapstok zodat jouw PowerPoint presentatie in Teams goed te volgen is.
   1. Schets het probleem en de gevolgen ervan
   2. Wat is de oplossing die je voorstelt?
   3. Kenmerken en resultaten van je oplossing
   4. Stappen die moeten ondernomen worden
   5. Eventuele financiële noodzakelijkheden
   6. Samenvatting en duidelijke weergave van de 'nieuwe' situatie
2. Tekst en grootte van het lettertype
   Houd er tijdens het laten zien van je PowerPoint in Teams rekening mee dat de PowerPoint niet het volledige scherm van de luisteraar zal beslaan. Let er dus op dat de tekst die op de slides staat goed leesbaar is. Dit doe je door enerzijds niet te veel tekst op je slide te zetten en anderzijds een lettertype te gebruiken dat groot genoeg is.  Volgens de 10/20/30 regel van Guy Kawasaki is pt 30 de minimale grootte van het lettertype. Persoonlijk vind ik dat nogal groot maar voor een online presentatie zou ik toch niet kleiner gaan dan pt 24. Door je tekst voldoende groot op het scherm te zetten, is het duidelijk leesbaar en moet het publiek niet dichter bij het scherm gaan zitten om te begrijpen wat er op de slide staat. Het geeft comfort aan je publiek.
   
   Net als bij een fysieke presentatie is het voor je publiek onmogelijk om te lezen en te luisteren tegelijkertijd. Door te veel tekst op je slide te zetten, verhoog je de kans dat er niet meer naar je geluisterd wordt. Beperk dus de hoeveelheid tekst op één slide. Op die manier werkt de slide het best ondersteunend met wat je vertelt. Als je om die reden meer slides maken, is dat geen probleem maar vooral de moeite waard. Het is immers niet omdat je meer slides hebt dat je presentatie langer moet duren. Door minder op je slides te zetten, moet je sneller naar de volgende slide doorklikken. En dat werkt juist aandacht verhogend.
3. Sterke en originele visuals
   Hoe visueler je slides zijn, hoe meer ze ondersteunend werken en hoe beter je de aandacht van het publiek zal houden. Denk daarbij aan grafische elementen, iconen die een weergave zijn van een bepaald begrip of afbeeldingen / foto's die een symbolische of exacte weergave zijn van wat je vertelt. Grafische / visuele elementen geven ruimte aan een slide en zullen door het publiek beter onthouden worden dan een saaie opsomming. Hoe beter het grafisch element aansluit bij de uitleg die je op dat moment geeft, hoe beter je publiek begrijpt en onthoudt wat je zegt.
4. Interactiviteit
   Het toevoegen van interactiviteit binnen een PowerPoint presentatie doe je door een hyperlink te leggen op een tekstblok of grafisch element. Het zorgt ervoor dat je doorheen je presentatie kunt navigeren en niet afhankelijk bent van de vaste volgorde van je slides. In een geavanceerde PowerPoint kun je op die manier zelfs een navigatie toevoegen aan de presentatie zoals we dat kennen van een website. Door het toevoegen van interactieve elementen in je presentatie ben je in staat om in te spelen op specifieke vragen die gesteld worden. Je hoeft niet snel in je slides te beginnen grasduinen, maar met een of enkele kliks ben je op de juiste slide om je verhaal verder te zetten. Het resultaat: je houdt de aandacht van de kijkers thuis bij je presentatie in Teams!
5. Slide opbouw
   Veel sprekers vinden het lastig om met verschillende kliks hun slide op te bouwen. Het vergt immers wat aandacht en coördinatie tussen wat je vertelt en het beheren van je PowerPoint presentatie. Toch zorgt dit ervoor dat je slide volgt met wat je vertelt. Als je alles meteen op de slide zet, is het publiek geneigd om dat te beginnen lezen en zijn ze de aandacht voor jou als spreker opnieuw kwijt.

De Presentator

Als presentator ben je natuurlijk een stuk meer beperkt tijdens de presentatie omdat je netjes voor de camera van je laptop zit.  Je kan niet je hele lichaam gebruiken omdat het slechts deels zichtbaar is.

1. Positionering voor de camera
   Zorg ervoor dat de camera van je laptop op ooghoogte staat. Zo hou je je hoofd recht en kun je recht in de camera kijken. Neem voldoende afstand van je scherm zodat je hoofd en schouders in beeld zijn. Liever net iets te ver dan veel te dicht in beeld. Probeer de fysieke situatie zoveel mogelijk na te bootsen.
2. Geen tegenlicht
   Bekijk goed waar je gaat zitten voor je online presentatie. Kies een bewuste plaats zodat je bijvoorbeeld niet voor een groot venster zit. Het zorgt ervoor dat er teveel tegenlicht is waardoor je gezicht veel donkerder wordt dan de achtergrond. Ga dus voor een neutrale muur zitten (zo weinig mogelijk afleiding door objecten en mensen) en zorg dat er voldoende licht op je gezicht komt. Je publiek wil je zo goed mogelijk kunnen aankijken.
3. Geluid & microfoon
   De ingebouwde microfoon van de meeste laptops is voldoende om een goed geluid over te dragen. Als je niet alleen in een ruimte zit is het soms handiger om een afzonderlijke headset (oortjes) te voorzien. Het is soms ook comfortabeler voor jezelf omdat je zo beter en duidelijker geluid ontvangt. Je publiek zal daardoor ook minder galm, dat ontstaat in de ruimte waarin jij zit, ervaren.
4. Spreek trager
   Net als bij een fysieke presentatie is het bij een online presentatie aangewezen om net iets trager te praten dan je gewend bent. Het geeft je publiek de ruimte om beter te begrijpen wat je vertelt. Het komt namelijk iets trager binnen…
5. Gebruik je gezichtsuitdrukkingen
   Omdat je niet je hele lichaam kunt gebruiken, zal je je gezicht moeten gebruiken voor de ondersteunende non-verbale communicatie. Daarbij is het niet boeiend om steeds naar een gezicht te kijken waar niets vanaf te lezen is. Ben je dus bewust van je gelaatsuitdrukking en zorg voor voldoende afwisseling. Wil je hier meer over weten en leren dan kan ik je zeker Body Language Acedemy aanbevelen.

Moet je binnenkort een online presentatie geven? 

Boek een gratis online meeting om samen naar de inhoud van je presentatie te kijken. In 30 minuten kijken we naar het doel van je presentatie en hoe je de verhaallijn krachtiger en overtuigender kunt maken.